Warum Dokumentenautomatisierung ein Muss ist

Enorm Zeit sparen

Dokumente manuell per Copy/Paste zu erstellen kostet unglaublich viel Zeit und Nerven. Rechnen Sie mit unserem ROI Kalkulator selbst aus was Sie in Ihrem Unternehmen sparen können.

Schnellere Reaktion auf Anfragen

Wer sein Angebot schneller seinem Kunden zusenden kann, hat allein dadurch einen Vorteil.

Keine Fehler mehr

Automation vermeidet Fehler. Immerhin können Fehler nicht nur peinlich, sondern auch sehr teuer werden, wenn z.B. durch einen falschen Adressaten ein DSGVO data breach entsteht.

Ermöglicht Self Service Prozesse

Kunden lieben es, wenn Sie z.B. ihr Auto einfach übers Web versichern, einen Energievertrag anmelden oder eine Buchung abschließen können. Das ermöglicht neue Marktzugänge und Neukunden.

Flexibel auf Marktchancen oder rechtliche Änderungen reagieren

Flexibel automatisierte Dokumente lassen sich schnell anpassen, so sind Sie auch für unvorhersehbare Situationen gerüstet.

Einheitliches und attraktives Corporate Design

Weil ein einheitliches Erscheinungsbild in der Geschäftswelt strategisch von großer Bedeutung ist.

Szenarien für Dokumentenerstellung in Unternehmen

In vielen Unternehmen werden Dokumente immer noch per Copy and Paste erstellt. Die Dokumentenerstellung wird meist als zeitaufwändig, frustrierend und mühsam erlebt. Die benötigten Inhalte existieren ja meist schon, verteilt in unterschiedlichen Systemen und werden aus den einzelnen Systemen in die dafür vorgesehenen Bereiche der bestehenden Vorlagen kopiert. Das ist zwar flexibel und erlaubt den Mitarbeitern, auf unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Gestaltung individuell einzugehen, setzt diese aber gleichzeitig unter großen Druck, weil Copy and Paste zum einen sehr mühsam und fehleranfällig ist und zum anderen sehr langsam und damit auch teuer. Dabei ist eine rasche und fehlerfreie Erzeugung von Dokumenten essentiell. Beispielsweise müssen laut DSGVO Dokumente zur Auskunftspflicht innerhalb weniger Stunden zur Verfügung gestellt werden, inklusive korrekter Daten aus unterschiedlichen Systemen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, greifen Unternehmen häufig auf eine Dokumentenautomatisierung zurück, wie etwa VBA Makros, Seriendruck oder Office Scripts. Auch wenn dadurch die Anzahl potenzieller Fehler und die Intensität manueller Arbeit etwas reduziert werden können, ist es nach wie vor mühsam, notwendige Anpassungen dieser Makros und Scripts durchzuführen. Meist ist damit eine vollständige Prozessautomation nicht möglich, es bleibt bei „9 to 5“. Aus der Perspektive der Dokumentenautomatisierung ist dieser Ansatz eine funktionale Sackgasse.

Der dritte und scheinbar leistungsstärkste Ansatz, den Unternehmen verfolgen, besteht darin, sich auf die All-in-One-Dokumentenerstellung aus einer Applikation zu verlassen, wie beispielsweise aus ihrem ERP- oder CRM-System. Dies ermöglicht eine Automatisierung vieler Aufgaben und die Möglichkeit, Dokumente rund um die Uhr zu erstellen, ist jedoch weder individuell noch flexibel. Änderungen und individuelle Designanpassungen können nicht von den Business Usern, sondern, weil Programmierkenntnisse nötig sind, lediglich von der IT-Abteilung vorgenommen werden. Flexibilität geht verloren, oder haben Sie jemals eine ansprechend aussehende Versicherungspolice gesehen?

Die optimale Lösung wäre also die intuitive und individuelle Anpassung der Dokumente durch Business User mit einer flexiblen und mächtigen Integration in beliebige ERP-, CRM- oder sonstige Systeme zu kombinieren. Und jetzt kommt die gute Nachricht: Diese Lösung gibt es!