Wir blicken entspannt in die Zukunft und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Projekte
Die Anforderungen der T.CON an ein Vertragsmanagementsystem mit integriertem Workflowmanagement konnten mit der Lösung “Shareflex” von Portal Systems erfüllt werden. Somit wurde Transparenz geschaffen und die Vertragsverwaltung optimiert. Mit Portal Systems als starken Partner konnte so der Prozess gemeinsam abgebildet und digitalisiert werden. Es ist auf einen Blick ersichtlich, welcher Vertrag sich in welchem Prozessschritt befindet und das System gibt zudem entsprechende Hinweise/Meldungen zu Vertragsabläufen. Durch die einfache Benutzeroberfläche findet sich jeder User schnell zurecht und ein Vertrag kann innerhalb kürzester Zeit mittels der eingebauten Suchfunktion oder beim Aufruf der Kundenakte gefunden werden.
Eine weitere Anforderung war die automatisierte Dokumentengenerierung bei Vertragsanlage auf Basis des jeweiligen Vertragstemplates. Portal Systems hat uns daraufhin dox42 vorgestellt, was unseren Vorstellungen entsprach. Wir konnten nach einer kurzen Testphase sofort die Optimierungsverbesserung erkennen und haben dox42 in unseren bereits bestehenden Workflow angebunden. Automatisiert und auf Knopfdruck werden die zentral abgelegten Templates zu jedem Vertragstyp gefunden und entsprechend zum Vertrag angelegt. Die Vertragsanlage erfolgt zum einen wesentlich fehlerfreier, da automatisch das richtige Vertragstemplate ausgewählt wird und zum anderen schneller, da die Metadaten wie z.B. Vertragspartner, Adresse, Vertragslaufzeit automatisch in das Dokument eingelesen werden. Manuelle Nacharbeit, sowie aufwändige Suche nach dem richtigen Template entfällt somit.
Abgerundet wurde das Projekt durch die Implementierung der digitalen Signatur von DocuSign. Die automatisiert erstellten Verträge können somit Workflow-basiert von allen Parteien digital unterzeichnet werden. Wir sparen durch die Digitalisierung der Unterschrift Zeit, Kosten und Verwaltungsaufwand. Auch die Erhöhung der Sicherheit und Zufriedenheit aller Vertragsparteien konnte durch die Unterstützung von DocuSign erreicht werden.
Mit Portal Systems, dox42 und DocuSign hatten wir die richtigen Partner an der Seite, mit denen die Einführung und Entwicklung auf unserem System sehr angenehm und reibungslos verlaufen ist. Wir wurden zu unseren Anforderungen immer fair und kompetent beraten und haben am Ende ein System, wovon alle profitieren – Sachbearbeiter sowie die Geschäftsführung. Wir blicken entspannt in die Zukunft und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Projekte.
