Mit dox42 haben wir unseren Angebotsprozess revolutioniert

Als IT-Service- und Consultingpartner entwickelt die msg services ag innovative Lösungen von hoher Leistungsqualität, mit denen unsere Kunden einen dauerhaften Mehrwert in ihrem Business erzielen. Wir gehören zur msg, einem der bedeutendsten IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen im deutschsprachigen Raum. Herstellerunabhängig und branchenübergreifend ausgerichtet, sind wir für unsere Kunden ein kompetenter Lösungsanbieter für Themen wie Digital Workplace, Microsoft, SAP, Communication, Security sowie Cloud-Infrastrukturen. Zu den zahlreichen Kunden zählen Mittelstands- und Großunternehmen fast aller Branchen.

Vor der Einführung von dox42 standen wir vor der Herausforderung, dass wir unsere Dynamics CRM-Daten nicht automatisiert in unsere Sales-Dokumente übernehmen konnten. Die Daten mussten mit viel Aufwand von Hand übertragen werden, oder die Nutzer erstellten sich zur Vereinfachung selbst Vorlagen, welche eine zentrale Pflege erschwerte. Mit dox42 generieren wir Angebote und Verträge mittels Auswahl einer Vorlage nun direkt aus dem CRM heraus. Die Auswahl der Vorlagen ist in das Dynamics CRM Menüband eingearbeitet und somit während der Anlage von Verkaufschancen etc. an Ort und Stelle für die Nutzer erreichbar.

Mit der Auswahl einer Vorlage startet der Generierungsprozess der Dokumente und zieht sich dabei die benötigten Daten aus dem CRM und angebundenen SharePoint Listen mit Textblöcken. Dabei werden Angebots- und vertragsrelevante Daten wie Anschriften, Ansprechpartner*innen, Service-/Leistungsinformationen, Preisinformationen und Laufzeiten komplett automatisiert in jedes Dokument integriert.

Die Dokumente werden dann auch gleich am richtigen Speicherort im SharePoint unter dem jeweiligen Kundenordner bzw. dessen Unterordnern für Verkaufschancen und Verträge abgelegt. Die nötige und einheitliche Benennung der Dokumente erfolgt dabei ebenfalls durch dox42, welches zum Beispiel Angebotsnummern und Versionsstände in den Dokumentennamen einfügt.

Mit dox42 lassen sich die zu generierenden Dokumente deutlich schneller und leichter gestalten, sowie individueller anpassen, als es die Standards in Dynamics anbieten. Die Möglichkeit, Inhalte aus verschiedenen Datenquellen (z.B. SharePoint und Dynamics) zu kombinieren und diese auch in den jeweiligen Bezug zu setzen sticht dabei besonders hervor. Textblöcke, welche bis dato von Hand in Vorlagen eingearbeitet wurden, werden jetzt aufgrund einer einzigen CRM-Metadateninformation automatisiert aus SharePoint Listen gezogen und in das Dokument eingearbeitet.

Auch die automatisierte Ablage am richtigen Speicherort entlastet die KollegInnen enorm und unterstützt uns in der Datenqualität.

Derzeit generieren wir vor allem Angebote und unterschiedlichste Vertragsarten mittels dox42. Zukünftig werden wir aber sicher noch weitere Dokumente, wie Referenzen und Unternehmenspräsentationen, mit dox42 automatisieren.