Mit dox42 werden derzeit aus 285 Vorlagen die finalen Dokumente generiert
Die ITG Graz ist der IT Service Dienstleister der Stadt Graz und somit für strategische und operative IKT-Aufgaben für die Stadt Graz, die Holding Graz und all deren Beteiligungen verantwortlich. Den ersten Kontakt mit dox42 haben wir im Zuge der Ablöse einer Altanwendung gemacht. Auf Basis der erhobenen Anforderungen war es für uns klar, dass die eingesetzte Lösung möglichst flexibel und in der Generierung sehr robust sein musste. Die Daten sollten dabei aus Microsoft Dynamics CRM verarbeitet werden, daher musste die Lösung dafür einen Connector bereitstellen.
Unser Umsetzungspartner ace, der zuvor mit dox42 schon gute Erfahrung gemacht hatte, hat uns konkret dox42 für dieses Projekt vorgeschlagen. Wir haben uns unter anderem deshalb für dox42 entschieden.
Seit circa einem Jahr ist dox42 nun bei uns im Produktivbetrieb und hat uns dabei kein einziges Mal im Stich gelassen, worüber wir natürlich sehr glücklich sind.
In Summe sind derzeit 285 Vorlagen im System hinterlegt, aus welchen dox42 die finalen Dokumente generiert. Dabei werden Dokumente verschiedenster Art erstellt, auch in Form von Bescheiden.
Bei dieser hohen Zahl an Vorlagen hat sich für uns die niedrige Zugangsbarriere für das Erstellen und Ändern von Vorlagen schnell als der größte Vorteil herausgestellt: Das betroffene Fachreferat kann mit dox42 das konkrete Erstellen der Vorlagen selbst übernehmen. Wir können uns darauf beschränken, die Datenquellen für die Vorlagen zu verknüpfen und bereitzustellen. Das Fachreferat kann mit dem dox42 Add-In anschließend die Gestaltung der Dokumente in MS-Word, einfach per Drag & Drop selbständig vornehmen.
Diese Tatsache verringert den Betreuungs-Aufwand für die ITG Graz beträchtlich, da die Fachabteilung den Inhalt der Dokumente selbst bearbeiten und aktualisieren kann – Feedbackschleifen für die Erstellung entfallen damit vollständig. Mit der gewonnenen Zeit können wir uns auf Aufgaben konzentrieren, die in unserem eigentlichen Verantwortungsbereich liegen.
Ein großes Dankeschön an unseren Umsetzungspartner ace, der die Integration von dox42 in deren Dokumenten-Lösung aceDoc so gelungen implementiert hat.
