Mit dox42 und Skribble haben wir in nur 10 Tagen eine digitale Lösung für HR-Dokumente implementiert

Angesichts der enormen Herausforderung, Dokumente an die gesamte Piloten- und Kabinenbesatzung zu versenden, implementierte easyJet Schweiz in Zusammenarbeit von dox42 und Skribble in nur 10 Tagen eine digitale Lösung.

Die Covid 19-Pandemie hat Fluggesellschaften auf der ganzen Welt stark beeinträchtigt. Ganze Flugzeugflotten blieben aufgrund von Grenzschließungen und sanitären Maßnahmen, die den Reiseverkehr einschränken, am Boden. In der Schweiz haben wir das große Glück, dass es die Kurzarbeit (RHT) gibt, die Unternehmen bei einem vorübergehenden Produktivitätsrückgang finanziell unterstützt.

Während der Pandemie hat easyJet Switzerland von der Kurzarbeitsregelung profitiert. Wie andere Unternehmen, die unter diese Regelung fallen, konnten wir das vereinfachte Antragsverfahren nutzen, das von der Schweizer Regierung bis Juli 2021 eingeführt wurde. Ab Juli, als die Behörden erklärten, dass die Zahl der Unternehmen, die die Regelung in Anspruch nehmen, zurückgegangen sei und das normale Verfahren für die Beantragung wieder eingeführt wurde, standen wir vor folgenden Herausforderungen:

• Das normale Verfahren sieht vor, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine Arbeitsstunden nachweisen muss, bevor das Unternehmen einen Antrag stellen kann.
• Da unsere Piloten und das Kabinenpersonal unregelmäßige Arbeitszeiten haben, war es wichtig, eine einfache, effiziente und handhabbare Lösung zur Validierng von Arbeitszeiten zu finden.
• Wir mussten etwa 900 Dokumente hochladen, die alle unterschiedliche, individuelle und persönliche Informationen enthielten, und sie unseren Mitarbeitern zukommen lassen.

Hier kommt das dox42 ins Spiel: Die Personalabteilung füttert dox42 einfach über eine Excel-Datei mit Mitarbeiterdaten wie Arbeitsbelastung und Arbeitsstunden. Das Tool generiert aus diesen Daten 900 personalisierte Dokumente, die dann direkt an die jeweiligen Mitarbeiter zur Unterschrift geschickt werden.

Die Integration von Skribble und dox42 ermöglicht einen automatisierten Prozess:

• Durch die Verknüpfung von dox42 mit der E-Signing-Plattform von Skribble können diese individuell erstellten Dokumente direkt mit elektronischer Signatur (SES) unterschrieben werden, die keine Kontoerstellung für die Mitarbeiter erfordert.
• Die Mitarbeiter unterschreiben ihre Dokumente auf ihrem Smartphone oder PC über den Link, der ihnen von Skribble zugesandt wird, und das Dokument wird am Ende des Prozesses im Skribble des Unternehmens gesammelt.

Die Zusammenarbeit mit dox42 war äußerst effektiv. Der Techniker, der mit uns an dem Projekt gearbeitet hat, war sachkundig, professionell und lösungsorientiert. Er stand sogar während seines Urlaubs zur Verfügung, um Aufgaben zu erledigen, die das Projekt voranbrachten. Die gesamte Umsetzung, von der Idee bis zur Erstellung und dem Versand der 900 personalisierten Dokumente, fand in nur 10 Tagen statt.

Wir werden uns nun überlegen, wie wir in Zukunft weiter mit dox42 zusammenarbeiten können.