...wurde mit dem Einsatz von dox42 eine große Zeitersparnis erzielt
Seit der Einführung einer zentralen E-Government Infrastruktur im Jahre 2012 realisierte der Kanton Aargau mehrere Verwaltungsprozesse auf dieser Plattform. Ein Großteil dieser Prozesse wurde bis zur Umsetzung der digitalen Lösungen über Papierformulare abgewickelt. Trotz der Einführung von digitalen Dienstleistungen müssen aber immer noch bestimmte Formulare für eine handschriftliche Unterschrift in die entsprechenden Applikationen integriert werden. Um Medienbrüche und eine manuelle Erarbeitung solcher Formulare zu vermeiden, werden die Dokumente über eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche ausgeführt.
Für die Dokumentengenerierung in der E-Government Infrastruktur wurde dox42 als zentraler Baustein eingesetzt. dox42 passt zur serviceorientierten Architektur des Kantons Aargau und konnte dank seiner auf SOA-Standards basierenden Schnittstellen nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Unterschiedliche Formulare aus Verwaltungsprozessen (Gesuche, Bewilligungen, Briefe, Mitteilungen, Mahnungen, Sistierungen, Aktenverzeichnisse usw.) werden mit dox42 vollautomatisiert und mit hohem Individualisierungsgrad generiert.
Die Dokument-Vorlagen wurden bisher direkt von Fach-Spezialisten, aus verschiedenen Departementen, mit MS Office Produkten erstellt und konnten von den Entwicklern ohne großen Aufwand über die dox42 Entwicklertools mit der Datenanbindung ergänzt werden. So ist es auf einfache Art möglich, dass Fachabteilungen ohne IT-Unterstützung die Vorlagen, basierend auf fachlichen Anforderungen, selbständig erstellen.
Für den digitalen Einbürgerungsprozess des Kantons Aargau wurden über 40 verschiedene Formulare mit dox42 umgesetzt. Diese Formulare sind an verschiedenen Stellen des Prozesses über Web-Masken angebunden, und können medienbruchfrei per Maus-Klick generiert werden. Dies einfach, indem die relevanten Informationen automatisch aus verschiedenen Datenquellen bezogen werden. Die dox42 Funktionalitäten, für das dynamische Gestalten des Dokumentes, ermöglichen die Erstellung komplexer Formulare, bei denen mehrere Datensätze auf einem Formular dargestellt werden können. Nachdem diese Formulare früher manuell erstellt wurden, konnte mit dem Einsatz von dox42 eine große Zeitersparnis erzielt werden. Neben der Generierung von herkömmlichen Formularen werden zudem Auswertungen für den Prozess mit dox42 über maßgeschneiderte Vorlagen (Excel, Word, PDF) generiert.
Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts «digitaler Einbürgerungsprozess» sind weitere E-Government Projekte in Arbeit,bei welchen die automatisierte Dokumentengenerierung ebenfalls via dox42 übernommen wird.
